Zahlungserinnerung

Das Schreiben einer Zahlungserinnerung ist eine wichtige Aufgabe, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen rechtzeitig bezahlt wird. Eine professionelle und gut formulierte Zahlungserinnerung kann dazu beitragen, Verzögerungen bei Zahlungen zu vermeiden und die Beziehung zu Ihren Kunden aufrechtzuerhalten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Zahlungserinnerung effektiv verfassen.

Schritt 1: Angemessenes Timing wählen

Der erste Schritt beim Schreiben einer Zahlungserinnerung besteht darin, das richtige Timing zu wählen. Abhängig von den Zahlungsbedingungen, die Sie mit Ihren Kunden vereinbart haben, können Sie eine Zahlungserinnerung senden, sobald eine Zahlung überfällig ist, oder eine bestimmte Anzahl von Tagen nach dem Fälligkeitsdatum. Es ist wichtig, dass Sie nicht zu früh oder zu spät eine Zahlungserinnerung senden, um die Kundenbeziehung nicht zu gefährden.

Schritt 2: Höflich und professionell sein

Bei der Verfassung einer Zahlungserinnerung ist es wichtig, höflich und professionell zu bleiben. Vermeiden Sie aggressive oder beleidigende Sprache, da dies die Beziehung zu Ihrem Kunden beeinträchtigen kann. Bleiben Sie stattdessen sachlich und freundlich, aber bestimmt. Beginnen Sie die Zahlungserinnerung mit einer höflichen Anrede wie „Sehr geehrter Herr / Frau“ und verwenden Sie einen respektvollen Ton während des gesamten Schreibens.

Schritt 3: Klare Informationen bereitstellen

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es wichtig, klare Informationen in Ihrer Zahlungserinnerung bereitzustellen. Nennen Sie den Rechnungsbetrag, das Rechnungsdatum und das Fälligkeitsdatum. Geben Sie auch an, auf welchem Weg die Zahlung erfolgen kann, wie zum Beispiel per Überweisung oder Scheck. Wenn es irgendwelche besonderen Anweisungen gibt, wie zum Beispiel eine spezifische Kontoverbindung oder einen Verwendungszweck, sollten Sie diese ebenfalls angeben.

Schritt 4: Positive Erinnerung an die Zusammenarbeit

In Ihrer Zahlungserinnerung ist es hilfreich, eine positive Erinnerung an die Zusammenarbeit mit Ihrem Kunden einzubauen. Dies zeigt, dass Sie die Beziehung wertschätzen und bereit sind, gemeinsam eine Lösung zu finden. Sie können beispielsweise erwähnen, wie zufrieden Sie mit der bisherigen Zusammenarbeit waren und dass Sie hoffen, dass sich dies auch in Zukunft fortsetzen wird.

Schritt 5: Eine klare Frist setzen

Um Druck auf den Kunden auszuüben und die Aufforderung zur Zahlung deutlich zu machen, ist es wichtig, eine klare Frist in Ihrer Zahlungserinnerung zu setzen. Geben Sie an, bis zu welchem Datum die Zahlung erfolgen sollte, und erwähnen Sie mögliche Konsequenzen bei Nichtzahlung, wie zum Beispiel Verzugszinsen oder die Weitergabe der Forderung an ein Inkassounternehmen.

Schritt 6: Kontaktdaten für Rückfragen angeben

Es ist wichtig, dass Sie in Ihrer Zahlungserinnerung klare Kontaktdaten angeben, damit der Kunde sich bei eventuellen Rückfragen an Sie wenden kann. Nennen Sie Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse und geben Sie an, zu welchen Zeiten Sie erreichbar sind. Wenn Ihr Unternehmen über eine Kundenservice-Hotline verfügt, können Sie auch diese Informationen bereitstellen.

Schritt 7: Eine freundliche Schlussformel verwenden

Beenden Sie Ihre Zahlungserinnerung mit einer freundlichen Schlussformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“. Vermeiden Sie aggressive oder bedrohliche Schlussformeln, um die Beziehung zu Ihrem Kunden nicht zu schädigen.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine professionelle und effektive Zahlungserinnerung verfassen. Denken Sie daran, höflich und professionell zu bleiben, klare Informationen bereitzustellen und eine klare Frist zu setzen. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass Zahlungen verzögert werden und die Beziehung zu Ihren Kunden aufrechterhalten bleibt.

Vorlage Zahlungserinnerung

Sehr geehrte(r) [Kundenname],

wir möchten Sie höflichst daran erinnern, dass die Zahlung der Rechnung mit Nr. [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] bis spätestens zum [Fälligkeitsdatum] noch aussteht.

Wir bitten Sie daher, den ausstehenden Betrag in Höhe von [Rechnungsbetrag] Euro umgehend auf unser Konto zu überweisen. Gerne senden wir Ihnen die Bankverbindung erneut zu:

[Bankverbindung]

Sollten Sie den fälligen Betrag bereits überwiesen haben, sehen Sie bitte von dieser Mahnung ab und ignorieren Sie dieses Schreiben.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass im Falle eines Zahlungsverzugs gesetzliche Verzugszinsen sowie mögliche Mahngebühren gemäß unseren AGB anfallen können.

Falls es aus irgendeinem Grund Schwierigkeiten bei der rechtzeitigen Begleichung der Rechnung gibt, bitten wir um sofortige Kontaktaufnahme, um gemeinsam eine Lösung zu finden.

Besten Dank für Ihre umgehende Zahlung und Ihr Verständnis.

Mit freundlichen Grüßen,