Terminbestätigung

Eine Terminbestätigung ist eine formelle schriftliche Mitteilung, die verwendet wird, um den Empfang und die Bestätigung eines geplanten Treffens oder einer Veranstaltung zu bestätigen. Diese Art von Schreiben wird oft in geschäftlichen und professionellen Umgebungen verwendet, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über die Einzelheiten des Termins informiert sind und dass keine Missverständnisse auftreten. In diesem Schritt-für-Schritt-Leitfaden lernen Sie, wie Sie eine effektive Terminbestätigung schreiben.

1. Betreffzeile:

In der Betreffzeile sollten Sie klar angeben, dass es sich bei der Mitteilung um eine Terminbestätigung handelt. Sie können den Betreff mit „Terminbestätigung“ oder „Bestätigung des geplanten Termins“ beginnen.

Beispiel:

Betreff: Terminbestätigung – Besprechung am 05. April 2022 um 14:00 Uhr

2. Angabe des Termins:

Im nächsten Absatz müssen Sie den genauen Termin angeben, den Sie bestätigen möchten. Geben Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort des Treffens an. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt und klar verständlich sind.

Beispiel:

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Empfängers],

wir möchten Ihnen hiermit bestätigen, dass die Besprechung wie geplant am 05. April 2022 um 14:00 Uhr stattfindet. Die Besprechung wird in unserem Konferenzraum auf der 3. Etage stattfinden.

3. Teilnehmerliste:

Fügen Sie eine Liste der Personen hinzu, die an dem Termin teilnehmen werden. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass jeder über die richtigen Informationen verfügt und über die Anwesenheit anderer informiert ist.

Beispiel:

Anwesende Personen:

– [Name der Person 1]

– [Name der Person 2]

– [Name der Person 3]

4. Agenda:

Geben Sie eine kurze Übersicht über die geplante Agenda für den Termin. Dies hilft den Teilnehmern, sich vorzubereiten und sicherzustellen, dass alle relevanten Themen während des Treffens abgedeckt werden.

Beispiel:

Agenda:

1. Begrüßung und Vorstellung

2. Rückblick auf die letzten Besprechungsnotizen

3. Diskussion über den aktuellen Projektfortschritt

4. Planung zukünftiger Schritte

5. Offene Diskussion und Fragen

5. Bestätigung der Teilnahme:

Bitten Sie die Teilnehmer um Bestätigung ihrer Teilnahme an dem Termin. Dies kann Ihnen helfen, sicherzustellen, dass alle über ihre Anwesenheit informiert sind und dass keine Überraschungen auftreten.

Beispiel:

Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme an der Besprechung, indem Sie auf diese E-Mail antworten oder uns telefonisch kontaktieren.

6. Abschluss:

Schließen Sie Ihre Terminbestätigung mit einer höflichen Abschlussformel ab und geben Sie Ihre Kontaktdaten an, falls die Teilnehmer weitere Fragen oder Anliegen haben.

Beispiel:

Bei weiteren Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können mich telefonisch unter [Telefonnummer] oder per E-Mail unter [E-Mail-Adresse] erreichen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Hinweis: Vergessen Sie nicht, die Terminbestätigung vor dem Versenden sorgfältig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und dass keine Tippfehler oder Unklarheiten vorhanden sind. Eine gut geschriebene und klare Terminbestätigung kann dazu beitragen, dass ein Treffen effizient und erfolgreich abläuft.

Zusammenfassung:

Das Schreiben einer Terminbestätigung erfordert Klarheit und Präzision. Stellen Sie sicher, dass Sie den Termin, die Teilnehmerliste, die Agenda und die Bestätigung der Teilnahme klar und deutlich kommunizieren. Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten anzugeben und das Schreiben vor dem Versenden sorgfältig zu überprüfen.

Vorlage Terminbestätigung

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

wir bestätigen hiermit den Termin, den wir mit Ihnen vereinbart haben. Es freut uns sehr, Sie bald bei uns begrüßen zu dürfen. Bitte beachten Sie die folgenden Informationen:

1. Datum: [Datum des Termins]
2. Uhrzeit: [Uhrzeit des Termins]
3. Treffpunkt: [Treffpunkt des Termins]

Wir möchten Sie darum bitten, folgende Unterlagen zum Termin mitzubringen:

• [Unterlage 1]
• [Unterlage 2]
• [Unterlage 3]

Sollten sich Änderungen ergeben oder Sie den Termin nicht wahrnehmen können, bitten wir Sie, uns umgehend zu informieren. Sie erreichen uns unter der Telefonnummer [Telefonnummer] oder per E-Mail an [E-Mail-Adresse].

Wir freuen uns auf unsere Zusammenarbeit und stehen Ihnen für weitere Fragen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]