Protokoll Meeting

Ein Protokoll dient dazu, die wichtigsten Inhalte und Ergebnisse eines Meetings festzuhalten. Es ermöglicht den Teilnehmern und allen anderen Interessierten, den Verlauf des Meetings nachzuvollziehen und wichtige Informationen später nachzuschlagen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man ein Protokoll eines Meetings schreibt:

1. Vorbereitung

Bevor das Meeting beginnt, sollte man sicherstellen, die notwendigen Materialien bereitzuhalten. Dazu gehören Stift, Papier oder ein Laptop zur digitalen Aufzeichnung des Protokolls.

2. Struktur festlegen

Es ist wichtig, vor dem Meeting die Struktur des Protokolls festzulegen. Dazu gehört beispielsweise die Entscheidung, ob das Protokoll in chronologischer oder thematischer Reihenfolge verfasst wird. Die Struktur sollte den Anforderungen des Meetings angepasst werden.

3. Beginn des Meetings dokumentieren

Das Protokoll sollte mit dem Datum, der Uhrzeit und dem Ort des Meetings beginnen. Außerdem sollte der Name des Protokollführers oder der Protokollführerin vermerkt werden.

4. Teilnehmer auflisten

Eine Liste der Teilnehmer sollte erstellt werden, um den Überblick darüber zu behalten, wer beim Meeting anwesend war. Dies kann entweder am Anfang des Protokolls oder als separate Auflistung erfolgen.

5. Tagesordnungspunkte festhalten

Die Tagesordnungspunkte sollten nacheinander aufgeführt werden. Dabei ist es wichtig, diese präzise und knapp zu formulieren, um den Verlauf des Meetings möglichst übersichtlich darzustellen.

6. Gesprächsverlauf wiedergeben

Das Protokoll sollte den Verlauf des Meetings wiedergeben. Dazu gehört die Dokumentation wichtiger Diskussionen, Entscheidungen und Ergebnisse. Es sollten auch Namen von Personen genannt werden, wenn sie wichtige Beiträge zum Meeting geleistet haben.

7. Beschlüsse und Aufgaben festhalten

Alle Beschlüsse und Aufgaben, die während des Meetings getroffen wurden, sollten im Protokoll festgehalten werden. Es ist wichtig, diese klar und präzise zu formulieren, um Missverständnisse zu vermeiden.

8. Ergänzende Informationen anfügen

Je nach Bedarf können zusätzliche Informationen am Ende des Protokolls ergänzt werden. Dies können beispielsweise Hinweise auf weiterführende Materialien oder geplante Folgetreffen sein.

9. Protokoll überprüfen

Nach dem Schreiben sollte das Protokoll sorgfältig überprüft werden. Hierbei sollte auf Rechtschreibung, Grammatik und Vollständigkeit geachtet werden. Es bietet sich an, das Protokoll auch von anderen Teilnehmern des Meetings überprüfen zu lassen, um mögliche Fehler zu korrigieren.

10. Versand und Archivierung

Nach der Überprüfung und finalen Überarbeitung kann das Protokoll den Teilnehmern des Meetings zugeschickt werden. Außerdem sollte es in einem geeigneten Archivierungssystem abgelegt werden, um später bei Bedarf leicht wiedergefunden werden zu können.

Mit diesen Schritten sollte es möglich sein, ein Protokoll eines Meetings effektiv und strukturiert zu schreiben. Es ist wichtig, dass das Protokoll alle wichtigen Inhalte und Ergebnisse des Meetings festhält, um einen nutzbringenden Mehrwert für alle Beteiligten zu bieten.

Vorlage Protokoll Meeting

Datum:

Ort:

Teilnehmer:

Tagesordnungspunkte:

1. Tagesordnungspunkt 1:

2. Tagesordnungspunkt 2:

3. Tagesordnungspunkt 3:

4. Tagesordnungspunkt 4:

Protokoll:

Tagesordnungspunkt 1:

Tagesordnungspunkt 2:

Tagesordnungspunkt 3:

Tagesordnungspunkt 4:

Aktionen und Beschlüsse:

Nächster Termin:

Datum:

Uhrzeit:

Ort:

Unterschriften:

Teilnehmer 1:

Teilnehmer 2:

Teilnehmer 3:

Teilnehmer 4: