Protokoll

Schritt 1: Vorbereitung

Bevor Sie mit dem eigentlichen Schreiben des Protokolls beginnen, ist es wichtig, sich gut vorzubereiten. Lesen Sie das Sitzungs-/Treffensthema und das entsprechende Material gründlich durch. Machen Sie sich mit den wichtigsten Punkten und Informationen vertraut, die während der Sitzung besprochen werden sollen.

Schritt 2: Notizen machen

Während der Sitzung/Treffen ist es wichtig, relevante Notizen zu machen. Verwenden Sie eine klare und gut strukturierte Notationsmethode, so dass Sie später Ihre Notizen leicht verstehen können. Notieren Sie die wichtigsten Punkte, Entscheidungen, Diskussionen und Aktionsschritte.

Schritt 3: Formatierung des Protokolls

Nach Beendigung der Sitzung ist es Zeit, das Protokoll zu formatieren. Verwenden Sie die folgenden Schritte, um ein gut strukturiertes Protokoll zu erstellen:

Geben Sie eine präzise Kopfzeile an, die das Treffen/Sitzungsthema, den Ort, das Datum und die Uhrzeit enthält.

Fügen Sie eine Anwesenheitsliste hinzu, in der die Namen und Rollen der Teilnehmer aufgeführt sind.

Geben Sie eine klare und strukturierte Tagesordnung an, die die besprochenen Punkte und die Reihenfolge ihrer Diskussion aufführt.

Schreiben Sie den Protokolltext, indem Sie die Diskussionen, Entscheidungen und Aktionsschritte chronologisch darstellen. Verwenden Sie klare und präzise Formulierungen sowie vollständige Sätze.

Schritt 4: Überprüfen und Überarbeiten

Nachdem Sie den Protokolltext geschrieben haben, ist es wichtig, ihn gründlich zu überprüfen und zu überarbeiten. Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte und Informationen abgedeckt sind und dass das Protokoll verständlich und gut strukturiert ist.

Schritt 5: Verteilung und Archivierung

Sobald das Protokoll überprüft und überarbeitet wurde, ist es an der Zeit, es zu verteilen und zu archivieren. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen eine Kopie des Protokolls erhalten und dass es an einem sicheren Ort für zukünftige Referenz aufbewahrt wird.

Zusammenfassung:

Das Schreiben eines Protokolls erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, das Notieren relevanter Informationen während des Treffens/Sitzung und das anschließende Formatieren des Protokolls. Es ist wichtig, das Protokoll gründlich zu überprüfen und zu überarbeiten, bevor es verteilt und archiviert wird.

Indem Sie diese Schritte befolgen, können Sie ein gut strukturiertes und aussagekräftiges Protokoll erstellen.

Tipp: Verwenden Sie eine geeignete Textverarbeitungssoftware, um das Protokoll professionell zu formatieren und Fehler zu minimieren.

Vorlage Protokoll

Tagesordnungspunkt 1: Begrüßung und Feststellung der Beschlussfähigkeit

1. Begrüßung der Teilnehmer
2. Feststellung der Beschlussfähigkeit

Tagesordnungspunkt 2: Genehmigung des Protokolls der letzten Sitzung

• Vorlesen des Protokolls der letzten Sitzung
• Abstimmung über die Genehmigung des Protokolls

Tagesordnungspunkt 3: Bericht des Vorstands

Herr Müller, Vorstandsvorsitzender, gibt einen Bericht über die aktuellen Entwicklungen im Unternehmen.

Tagesordnungspunkt 4: Finanzbericht

Frau Schmidt, Finanzvorstand, präsentiert den aktuellen Finanzbericht.

Tagesordnungspunkt 5: Projektreport

1. Vorstellung des laufenden Projekts „Neue Produktentwicklung“
2. Aktueller Stand und Meilenstein-Erreichung
3. Offene Punkte und Probleme

Tagesordnungspunkt 6: Sonstiges

• Terminankündigungen
• Anfragen und Anmerkungen der Teilnehmer

Unterschrift:

_______________________
(Name)

Datum: _______________________

Anlagen:

1. Protokoll der letzten Sitzung
2. Finanzbericht
3. Projektreport