Vorlage und Muster für Mahnung An Kunden zur Erstellung und Anpassung – Öffnen im WORD– und PDF-Format
Vorlage Mahnung an Kunden
Sehr geehrter Kunde,
hiermit möchten wir Sie freundlich daran erinnern, dass Ihre Zahlung für die folgende Rechnung noch aussteht:
Rechnungsnummer: [Rechnungsnummer]
Rechnungsdatum: [Rechnungsdatum]
Fälligkeitsdatum: [Fälligkeitsdatum]
Offener Betrag: [Offener Betrag]
Wir bitten Sie höflich, den offenen Betrag in Höhe von [Offener Betrag] bis spätestens [Fälligkeitsdatum + X Tage] auf unser Konto zu überweisen. Bitte vermerken Sie unbedingt die Rechnungsnummer als Verwendungszweck.
Falls Sie die Zahlung bereits getätigt haben, ignorieren Sie bitte diese Mahnung und entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten. Sollte die Überweisung jedoch noch ausstehen, möchten wir Sie daran erinnern, dass eine fristgerechte Zahlung in Ihrem Interesse ist, um weitere Kosten zu vermeiden.
Im Falle einer bereits getätigten Zahlung bitten wir Sie, uns den Zahlungsbeleg zukommen zu lassen, damit wir die Angelegenheit prüfen und korrigieren können.
Sollten Sie Fragen zu dieser Mahnung haben oder Unterstützung bei der Zahlung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Sie können uns telefonisch unter [Kundenservice-Telefonnummer] oder per E-Mail unter [Kundenservice-E-Mail-Adresse] kontaktieren.
Wir vertrauen auf Ihre baldige Zahlung und bedanken uns für Ihre Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name][Ihr Unternehmen]
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Fälligkeitsdatum
- Offener Betrag
- Kundenservice-Telefonnummer
- Kundenservice-E-Mail-Adresse
- Ihr Name
- Ihr Unternehmen
Vorlage und Muster für Mahnung An Kunden zur Erstellung und Anpassung im WORD– und PDF-Format
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| Mahnung An Kunden |
| PDF – WORD Format |
| Bewertung: ⭐⭐⭐⭐⭐ 4.94 |
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Schritt 1: Vorbereitung
Bevor Sie eine Mahnung an einen Kunden schreiben, ist es wichtig, sich gründlich vorzubereiten. Machen Sie sich mit den Zahlungsbedingungen vertraut, die zwischen Ihnen und dem Kunden vereinbart wurden. Überprüfen Sie die Rechnung und stellen Sie sicher, dass sie korrekt ist und keine Fehler enthält. Sammeln Sie alle relevanten Informationen über den Kunden, wie z. B. Namen, Adresse und Kontaktdaten.
Schritt 2: Freundliche Erinnerung
Der erste Schritt beim Schreiben einer Mahnung ist normalerweise eine freundliche Erinnerung. Versuchen Sie, den Kunden höflich daran zu erinnern, dass die Zahlung überfällig ist und bitten Sie ihn, die offene Rechnung so schnell wie möglich zu begleichen. Verwenden Sie einen freundlichen Ton und zeigen Sie Verständnis für mögliche Gründe für die Verzögerung. Nennen Sie das Rechnungsdatum und den fälligen Betrag in der Erinnerungs-Mahnung.
Beispiel:
Sehr geehrter Kunde,
wir möchten Sie höflich daran erinnern, dass Ihre Rechnung mit der Nummer XYZ vom [Datum] bereits fällig ist. Der offene Betrag beträgt [Betrag]. Wir verstehen, dass es manchmal zu Verzögerungen kommen kann. Bitte begleichen Sie den fälligen Betrag schnellstmöglich, um weitere Mahnungen und mögliche Sanktionen zu vermeiden.
Vielen Dank für Ihre prompte Erledigung.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Unternehmen
Schritt 3: Erste Mahnung
Wenn der Kunde nicht auf die freundliche Erinnerung reagiert oder die offene Rechnung immer noch nicht begleicht, ist der nächste Schritt, eine offizielle Mahnung zu schreiben. In dieser Mahnung sollten Sie den Kunden nochmals höflich, aber ausdrücklicher auffordern, die Zahlung zu leisten. Geben Sie eine angemessene Frist an, innerhalb derer der Betrag beglichen werden sollte.
Beispiel:
Sehr geehrter Kunde,
leider haben wir bis heute keine Zahlung für die offene Rechnung mit der Nummer XYZ erhalten, die am [Datum] fällig war. Wir bitten Sie erneut höflich, den fälligen Betrag in Höhe von [Betrag] innerhalb der nächsten 7 Tage zu begleichen.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir gezwungen sein werden, rechtliche Schritte einzuleiten, wenn die Zahlung nicht innerhalb der genannten Frist erfolgt. Wir möchten jedoch eine einvernehmliche Lösung finden und hoffen, dass Sie die offene Rechnung schnellstmöglich begleichen können.
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Unternehmen
Schritt 4: Zweite Mahnung
Wenn der Kunde auch auf die erste Mahnung nicht reagiert oder die Zahlung immer noch nicht begleicht, müssen Sie eine zweite Mahnung senden. Diese Mahnung sollte deutlicher und dringlicher formuliert sein und den Kunden über die Konsequenzen einer weiteren Nichtzahlung informieren.
Beispiel:
Sehr geehrter Kunde,
wir haben bis heute keine Zahlung für die offene Rechnung mit der Nummer XYZ erhalten, die am [Datum] fällig war. Trotz unserer vorherigen Mahnung haben Sie sich nicht darum gekümmert, den fälligen Betrag in Höhe von [Betrag] zu begleichen.
Wir möchten Sie nochmals eindringlich auffordern, die Zahlung umgehend zu leisten. Andernfalls sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten und das Forderungsmanagement an ein Inkassounternehmen abzugeben. Wir möchten jedoch eine einvernehmliche Lösung finden und hoffen, dass Sie die offene Rechnung schnellstmöglich begleichen können.
Bitte nehmen Sie diese Mahnung ernst und begleichen Sie den fälligen Betrag innerhalb der nächsten 5 Tage.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Unternehmen
Schritt 5: Letzte Mahnung und rechtliche Schritte
Wenn der Kunde auch auf die zweite Mahnung nicht reagiert oder die offene Rechnung immer noch nicht begleicht, sollten Sie eine letzte Mahnung senden. In dieser Mahnung sollten Sie dem Kunden eine letzte Frist setzen und ihn darüber informieren, dass Sie gezwungen sein werden, rechtliche Schritte einzuleiten und die Forderung an ein Inkassounternehmen zu übergeben, wenn die Zahlung nicht innerhalb der gesetzten Frist erfolgt.
Beispiel:
Sehr geehrter Kunde,
es ist bedauerlich, dass wir trotz unserer vorherigen Mahnungen bis heute keine Zahlung für die offene Rechnung mit der Nummer XYZ erhalten haben. Der fällige Betrag in Höhe von [Betrag] ist weiterhin offen.
Wir setzen Ihnen eine letzte Frist von 3 Tagen, um die Zahlung zu leisten. Wenn Sie dieser Aufforderung nicht nachkommen, sehen wir uns gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten und die Forderung an ein Inkassounternehmen abzugeben.
Wir bedauern diesen Schritt, möchten jedoch eine einvernehmliche Lösung finden. Begleichen Sie daher bitte den fälligen Betrag innerhalb der gesetzten Frist.
Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Unternehmen
Wichtige Hinweise beim Schreiben von Mahnungen an Kunden:
– Seien Sie höflich und respektvoll, auch wenn die Mahnungen zunehmend deutlichere Sprache verwenden.
– Geben Sie klare Informationen über die offene Rechnung, das Rechnungsdatum und den fälligen Betrag.
– Setzen Sie angemessene Fristen für die Zahlung.
– Informieren Sie den Kunden über die möglichen Konsequenzen einer weiteren Nichtzahlung.
– Dokumentieren Sie gründlich alle Mahnungen, um im Falle rechtlicher Schritte nachweisen zu können, dass angemessene Zahlungserinnerungen erfolgt sind.
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung sollten Sie in der Lage sein, effektive Mahnungen an Kunden zu schreiben und eine einvernehmliche Lösung zu finden. Beachten Sie jedoch, dass es in bestimmten Fällen ratsam sein kann, rechtliche Beratung einzuholen, insbesondere wenn es um hohe Beträge oder komplexe rechtliche Angelegenheiten geht.