Muster und Vorlage für Fax zur Anpassung und Erstellung – Öffnen im WORD– und PDF-Format
Vorlage Fax
Absender:
Empfänger:
Datum:
Seitenzahl:
Sehr geehrte/r Empfänger, Ich sende Ihnen hiermit ein Fax bezüglich Thema. Ich hoffe, dass Sie dieses Fax zeitnah erhalten und berücksichtigen können. Bitte bestätigen Sie den Erhalt des Faxes, ggf. unter Angabe einer Referenznummer.
Betreff:
Hier den Betreff einfügen
Inhalt:
Punkt 1
Punkt 2
Punkt 3
Mit freundlichen Grüßen, Ihr Name Ihre Position Ihr Unternehmen
Anmerkungen:
Vertraulichkeit: Diese Nachricht ist vertraulich und nur für den/die oben genannten Empfänger bestimmt.
Haftungsausschluss: Dieses Fax und alle angehängten Dokumente sind frei von Viren oder anderen schädlichen Komponenten.
Disclaimer: Dieses Fax ist nur für den beabsichtigten Empfänger bestimmt und kann Informationen enthalten, die vertraulich, gesetzlich geschützt oder anderweitig privilegiert sind. Wenn Sie nicht der beabsichtigte Empfänger sind, sollten Sie das Fax und etwaige Anhänge nicht weitergeben, kopieren oder verwenden.
Nur zur internen Verwendung.
Muster und Vorlage für Fax zur Erstellung und Anpassung im WORD– und PDF-Format
Bevor Sie mit dem Schreiben des Faxes beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Informationen zur Hand haben. Dazu gehören die Faxnummer des Empfängers, Ihr Absendername, Ihre Kontaktinformationen und gegebenenfalls zusätzliche Angaben wie eine vertrauliche Kennzeichnung oder eine Bitte um Lesebestätigung.
Schritt 2: Fügen Sie den Kopf des Faxes hinzu
Der Kopf des Faxes enthält Informationen wie Ihre Absenderdaten und die Empfängerdaten. Setzen Sie dazu den Cursor an den Anfang des Dokuments und geben Sie Ihre Absenderinformationen ein. Beginnen Sie mit Ihrem Namen oder dem Namen Ihrer Organisation, gefolgt von Ihrer Adresse, Ihrer Telefonnummer und Ihrer E-Mail-Adresse. Fügen Sie einen Zeilenumbruch hinzu und geben Sie dann die Empfängerinformationen ein. Dies sollten der Name des Empfängers und seine Faxnummer sein.
Schritt 3: Schreiben Sie den Betreff
Der Betreff sollte eine kurze Beschreibung des Inhalts des Faxes sein. Geben Sie den Betreff in Fettschrift an, um ihn hervorzuheben und leicht lesbar zu machen. Vermeiden Sie zu lange Betreffzeilen, da sie die Aufmerksamkeit des Lesers ablenken könnten.
Schritt 4: Schreiben Sie den eigentlichen Text des Faxes
Beginnen Sie mit einer höflichen Begrüßung, gefolgt von einer kurzen Einleitung, in der Sie den Grund für das Fax erläutern. Verwenden Sie klare und präzise Sätze, um Ihre Nachricht zu vermitteln. Achten Sie darauf, Grammatik- und Rechtschreibfehler zu vermeiden, um ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.
Schritt 5: Enden Sie das Fax mit einer höflichen Grußformel
Nachdem Sie Ihre Nachricht abgeschlossen haben, verabschieden Sie sich höflich und fügen Sie eine Grußformel wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“ hinzu. Unterschreiben Sie dann das Fax mit Ihrem Namen und gegebenenfalls Ihrer Position.
Schritt 6: Überprüfen Sie das Fax auf Fehler
Es ist wichtig, das Fax gründlich auf Fehler zu überprüfen, bevor Sie es absenden. Stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt sind und dass es keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler gibt. Überprüfen Sie auch die Faxnummer des Empfängers, um sicherzustellen, dass sie korrekt eingegeben wurde.
Schritt 7: Drucken und versenden Sie das Fax
Drucken Sie das Fax aus und legen Sie es in Ihren Faxgerät ein. Geben Sie die richtige Faxnummer ein und drücken Sie die Sendetaste. Stellen Sie sicher, dass das Fax erfolgreich gesendet wurde, indem Sie auf die Bestätigung auf Ihrem Faxgerät oder in Ihrem Faxprogramm warten.
Zusätzliche Tipps:
1. Verwenden Sie eine professionelle Schriftart und Schriftgröße. Eine gut lesbare Schriftart wie Arial oder Times New Roman mit einer Schriftgröße von 11 oder 12 ist ideal für ein Fax.
2. Vermeiden Sie zu viele Formatierungen. Eine übermäßige Verwendung von fettgedruckten, kursiven oder unterstrichenen Texten kann die Lesbarkeit beeinträchtigen und das Erscheinungsbild des Faxes unprofessionell wirken lassen.
3. Halten Sie das Fax kurz und prägnant. Versuchen Sie, Ihre Nachricht auf eine Seite zu beschränken, um sicherzustellen, dass sie leicht zu lesen ist und die Aufmerksamkeit des Lesers nicht verliert.
4. Verwenden Sie die Funktion „Deckblatt hinzufügen“. Wenn Ihr Fax mehrere Seiten umfasst, fügen Sie ein Deckblatt hinzu, auf dem der Betreff und die Absenderinformationen deutlich angegeben sind. Dadurch wird das Fax besser organisiert und professioneller.
5. Fügen Sie bei Bedarf Anhänge hinzu. Wenn Sie Dokumente oder Unterlagen senden möchten, können Sie diese am Ende Ihres Faxes als Anhang hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass die Anhänge gut gekennzeichnet sind und dass der Empfänger sie leicht identifizieren kann.
Indem Sie diese Schritt-für-Schritt-Anleitung befolgen, werden Sie in der Lage sein, ein professionelles und gut strukturiertes Fax zu schreiben. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Informationen korrekt eingeben und das Fax sorgfältig überprüfen, bevor Sie es absenden, um sicherzustellen, dass es erfolgreich übermittelt wird. Viel Erfolg!
