Briefing

Ein Briefing ist ein Dokument, das wichtige Informationen über ein Projekt, eine Aufgabe oder eine Situation enthält und an Personen weitergegeben wird, die an dem Projekt oder der Aufgabe beteiligt sind. Es ist wichtig, ein gutes Briefing zu schreiben, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die gleichen Informationen haben und alle auf dem gleichen Stand sind.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie man ein effektives Briefing schreibt:

1. Definieren Sie den Zweck des Briefings: Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, sollten Sie sich darüber klar werden, warum Sie ein Briefing erstellen möchten. Was ist das Ziel des Briefings? Welche Informationen sollen vermittelt werden? Wenn Sie den Zweck des Briefings definieren, können Sie sicherstellen, dass Sie die relevanten Informationen sammeln und in Ihrem Briefing aufnehmen.
2. Identifizieren Sie die Zielgruppe: Überlegen Sie, an wen das Briefing gerichtet ist. Wer sind die Personen, die das Briefing lesen werden? Welche Informationen benötigen sie, um ihre Aufgaben erfüllen zu können? Indem Sie die Zielgruppe identifizieren, können Sie sicherstellen, dass Sie die Informationen im Briefing entsprechend präsentieren und die Sprache anpassen können.
3. Sammeln Sie die erforderlichen Informationen: Bevor Sie mit dem eigentlichen Schreiben beginnen, sollten Sie alle relevanten Informationen sammeln. Welche Fakten, Daten oder Details sind wichtig für das Briefing? Es kann hilfreich sein, sich Notizen zu machen oder eine Liste der benötigten Informationen anzulegen, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen.
4. Strukturieren Sie das Briefing: Überlegen Sie, wie Sie das Briefing strukturieren möchten. Welche Informationen sollen zuerst präsentiert werden? Welche Informationen sind besonders wichtig und sollten hervorgehoben werden? Eine klare Struktur erleichtert es den Lesern, die Informationen zu finden und zu verstehen.
5. Beginnen Sie mit einer Einleitung: Schreiben Sie eine Einleitung, in der Sie den Zweck des Briefings und die Zielgruppe zusammenfassen. Geben Sie einen kurzen Überblick über den Inhalt des Briefings, um den Lesern einen Überblick zu verschaffen.
6. Geben Sie die Informationen im Hauptteil wieder: Im Hauptteil des Briefings sollten Sie die gesammelten Informationen präsentieren. Gehen Sie Punkt für Punkt vor und stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen abdecken. Verwenden Sie klare und präzise Sprache und vermeiden Sie Fachjargon, es sei denn, er ist für das Verständnis unerlässlich.
7. Schließen Sie mit einer Zusammenfassung und klaren Anweisungen: Am Ende des Briefings sollten Sie eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte geben und klare Anweisungen für die Leser bereitstellen. Was sollen sie als Nächstes tun? Welche Schritte müssen unternommen werden? Stellen Sie sicher, dass die Schlussfolgerungen und Anweisungen deutlich und leicht verständlich sind.
8. Überprüfen Sie das Briefing: Nachdem Sie das Briefing geschrieben haben, sollten Sie es gründlich überprüfen, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und der Text gut lesbar ist. Achten Sie auf Rechtschreibfehler, Grammatikfehler oder unklare Formulierungen. Möglicherweise möchten Sie das Briefing auch von einer anderen Person überprüfen lassen, um sicherzustellen, dass es verständlich ist.
9. Verteilen Sie das Briefing: Sobald Sie mit dem Überprüfen zufrieden sind, können Sie das Briefing an die Zielgruppe verteilen. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Personen das Briefing erhalten und dass sie darüber informiert werden.
10. Verfolgen Sie den Fortschritt: Nachdem das Briefing verteilt wurde, ist es wichtig, den Fortschritt zu verfolgen. Überprüfen Sie, ob alle Leser das Briefing erhalten haben und ob sie die darin enthaltenen Anweisungen befolgen. Stehen Sie bei Bedarf für Fragen oder weitere Informationen zur Verfügung.

Mit diesen Schritten können Sie ein gut strukturiertes und effektives Briefing erstellen, das alle relevanten Informationen enthält und sicherstellt, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Nehmen Sie sich Zeit für das Schreiben des Briefings und stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen sammeln, bevor Sie mit dem Schreiben beginnen. Ein gut geschriebenes Briefing kann den Erfolg eines Projekts oder einer Aufgabe erheblich unterstützen.

Vorlage Briefing

Einleitung

Das vorliegende Briefing hat das Ziel, wichtige Informationen und Anforderungen für ein bevorstehendes Projekt festzuhalten. Es sollte als Leitfaden für alle beteiligten Parteien dienen und sicherstellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt werden.

Projektbeschreibung

Geben Sie bitte eine kurze Zusammenfassung des Projekts und seiner Ziele. Beschreiben Sie außerdem den geplanten Umfang und die geplanten Ergebnisse.

Zielgruppe

Definieren Sie die Zielgruppe des Projekts. Wer sind die potenziellen Nutzer oder Kunden? Welche demografischen Merkmale haben sie? Welche Bedürfnisse und Erwartungen haben sie?

Konzept

Beschreiben Sie das geplante Konzept oder die Idee hinter dem Projekt. Erklären Sie, wie es sich von bestehenden Lösungen oder Angeboten unterscheidet und welchen Mehrwert es bietet.

Anforderungen

Listen Sie alle spezifischen Anforderungen und Funktionen auf, die das Projekt erfüllen muss. Geben Sie Prioritäten, falls vorhanden, und erklären Sie, warum diese Anforderungen wichtig sind.

Design

Geben Sie eine grobe Vorstellung vom gewünschten Design oder Look-and-Feel des Projekts. Gibt es bestimmte Farben, Schriften oder Stile, die verwendet werden sollen? Gibt es bereits vorhandene Designdokumente oder Referenzen, die berücksichtigt werden müssen?

Zeitplan

Geben Sie den geplanten Zeitrahmen für das Projekt an. Gibt es wichtige Meilensteine oder Deadlines, die beachtet werden müssen?

Budget

Geben Sie das verfügbare Budget für das Projekt an. Gibt es Einschränkungen oder besondere Anforderungen in Bezug auf die finanziellen Ressourcen?

Kommunikation

Legen Sie die bevorzugte Kommunikationsmethode und -häufigkeit fest. Geben Sie außerdem die Kontaktdaten der Hauptansprechpartner an.

Sonstige Anmerkungen

Fügen Sie hier alle zusätzlichen Informationen oder Anmerkungen hinzu, die für das Projekt relevant sind, jedoch in den vorherigen Abschnitten nicht erwähnt wurden.

Abschluss

Vielen Dank für das Durchgehen dieses Briefings. Die hier festgehaltenen Informationen werden als Grundlage für das Projekt dienen. Bei Fragen oder weiteren Informationen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,
Ihr Name