Beginnen Sie die Auftragsbestätigung mit einem passenden Betreff, z.B. „Auftragsbestätigung für Bestellnummer XYZ“. Geben Sie dann Ihre Kontaktdaten an, wie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Dies stellt sicher, dass der Kunde Ihre Informationen leicht finden kann, falls Fragen auftreten sollten.
Schritt 2: Kundendaten und Bestellinformationen
Nennen Sie den Namen des Kunden und seine Kontaktdaten, wie Adresse und Telefonnummer. Fügen Sie dann die Bestellinformationen hinzu, wie den Produktnamen, die Menge, den Preis pro Einheit und Gesamtbetrag. Stellen Sie sicher, dass alle Details korrekt sind und dass sie die Bestellung des Kunden genau widerspiegeln.
Schritt 3: Lieferdetails
Geben Sie die Lieferdetails an, wie den voraussichtlichen Liefertermin, die Versandart sowie den Lieferort. Wenn der Kunde die Bestellung selbst abholen soll, geben Sie die entsprechenden Informationen dazu ein. Stellen Sie sicher, dass alle Lieferdetails klar und verständlich sind, um Missverständnisse zu vermeiden.
Schritt 4: Zahlungsinformationen
Geben Sie die Zahlungsdetails an, wie den Gesamtbetrag, die Zahlungsbedingungen und die gewünschte Zahlungsmethode. Falls eine Anzahlung erforderlich ist, geben Sie auch diese Informationen an. Sorgen Sie dafür, dass alle Zahlungsinformationen deutlich und leicht verständlich sind.
Schritt 5: Bedingungen und Widerrufsrecht
Fügen Sie die allgemeinen Geschäftsbedingungen hinzu, wie z.B. Liefer- und Zahlungsbedingungen, Gewährleistung und Haftungsausschluss. Erwähnen Sie auch das Widerrufsrecht des Kunden, falls zutreffend. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen klar und deutlich sind, sodass der Kunde seine Rechte und Pflichten versteht.
Schritt 6: Kontaktdaten für Rückfragen
Geben Sie Ihre Kontaktdaten erneut an und fügen Sie hinzu, dass der Kunde sich bei Fragen oder Unklarheiten bei Ihnen melden kann. Dies zeigt professionelle Kundenbetreuung und signalisiert dem Kunden, dass Sie für jegliche Anliegen zur Verfügung stehen.
Schritt 7: Schlussformel und Unternehmensname
Beenden Sie die Auftragsbestätigung mit einer Schlussformel, wie z.B. „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“. Fügen Sie dann Ihren Firmennamen, Ihre Position und ggf. Ihr Firmenlogo hinzu. Dies verleiht der Auftragsbestätigung eine persönliche und authentische Note.
Nachdem Sie alle Schritte abgeschlossen haben, lesen Sie die Auftragsbestätigung gründlich durch und stellen Sie sicher, dass alle Informationen korrekt und vollständig sind. Drucken Sie die Auftragsbestätigung aus und senden Sie sie dann an den Kunden, oder versenden Sie sie elektronisch per E-Mail.
Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung sind Sie in der Lage, eine professionelle und gut strukturierte Auftragsbestätigung zu schreiben, die Ihre Kunden zufriedenstellt und Vertrauen in Ihr Unternehmen aufbaut.
