Stundenprotokoll

Ein Stundenprotokoll ist eine Aufzeichnung von Ereignissen, Diskussionen und Entscheidungen während einer Besprechung oder eines Meetings. Es ist eine wichtige Dokumentation, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen festgehalten und nicht vergessen werden. In diesem Artikel geben wir Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie ein Stundenprotokoll effektiv schreiben können.

Schritt 1: Hintergrundinformationen

Bevor Sie mit dem eigentlichen Schreiben des Stundenprotokolls beginnen, ist es wichtig, sich mit den Hintergrundinformationen vertraut zu machen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, um was für eine Art von Besprechung es sich handelt, wer daran teilgenommen hat und welches Thema diskutiert wurde. Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen und Notizen, um sicherzustellen, dass Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen.

Schritt 2: Formatierung des Stundenprotokolls

Legen Sie eine klare Formatierung für Ihr Stundenprotokoll fest. Verwenden Sie Überschriften und Absätze, um den Text übersichtlich zu gestalten. Beginnen Sie mit dem Datum und der Uhrzeit des Meetings, gefolgt von einer kurzen Einleitung, um den Zweck des Meetings zu erklären. Dann können Sie mit den eigentlichen Protokollinformationen fortfahren.

Beispiel für die Formatierung:

Datum:

20. März 2022

Uhrzeit:

14:00 – 15:30 Uhr

Teilnehmer:

John Doe, Jane Smith, Michael Johnson

Schritt 3: Zusammenfassung der Diskussionen

Notieren Sie die wichtigsten Diskussionsthemen und Entscheidungen während des Meetings. Achten Sie darauf, einen klaren und präzisen Überblick zu geben, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Notieren Sie die verschiedenen Punkte in chronologischer Reihenfolge und stellen Sie sicher, dass Sie die Meinungen und Standpunkte der Teilnehmer angemessen wiedergeben.

Beispiel für die Zusammenfassung:

Diskussionsthemen:

• Projektstatusupdate
• Vorstellung neuer Mitarbeiter
• Planung des nächsten Schrittes

Entscheidungen:

• Das Projekt liegt im Zeitplan und die Meilensteine wurden erreicht.
• Der neue Mitarbeiter wird ab dem 1. April eingestellt.
• Die nächste Phase des Projekts beginnt am 5. April.

Schritt 4: Aktionsschritte und Verantwortlichkeiten

Notieren Sie alle Aktionsschritte, die sich aus den Diskussionen und Entscheidungen ergeben haben. Geben Sie für jeden Aktionsschritt den Verantwortlichen an, der für dessen Umsetzung zuständig ist, sowie das geplante Fertigstellungsdatum.

Beispiel für Aktionsschritte:

Aktionsschritte:

• John Doe wird den Fortschritt des Projekts überwachen.
• Jane Smith wird den neuen Mitarbeiter einarbeiten.
• Michael Johnson wird die nächsten Schritte des Projekts planen.

Verantwortlichkeiten:

• John Doe
• Jane Smith
• Michael Johnson

Fertigstellungsdatum:

• Laufend
• 1. April
• 5. April

Schritt 5: Abschlussbemerkungen

Fügen Sie am Ende des Stundenprotokolls eine kurze Zusammenfassung und Abschlussbemerkungen hinzu. Bedanken Sie sich bei den Teilnehmern für ihre Anwesenheit und Zusammenarbeit während des Meetings. Falls erforderlich, können Sie auch weitere Anhänge oder Dokumente hinzufügen, die relevant für das Meeting sind.

Schritt 6: Überprüfung und Verteilung

Lesen Sie das Stundenprotokoll gründlich durch und überprüfen Sie es auf Fehler oder fehlende Informationen. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Punkte abgedeckt sind und das Protokoll klar und verständlich ist. Verteilen Sie das Stundenprotokoll an alle Teilnehmer des Meetings sowie andere relevante Personen, die über die Diskussionen und Entscheidungen informiert werden müssen.

Durch das Befolgen dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung können Sie ein gut strukturiertes und informatives Stundenprotokoll erstellen. Es ist wichtig, dass das Protokoll alle relevanten Informationen enthält, um sicherzustellen, dass nichts Wichtiges vergessen wird.

Vorlage Stundenprotokoll

Projekt:

Datum:

Teilnehmer:

Tagesordnung

1. Punkte der letzten Sitzung
2. Neue Entwicklungen und Fortschritte
3. Aufgabenverteilung
4. Termine und Deadlines
5. Sonstiges

Protokoll

1. Punkte der letzten Sitzung:
• Punkt 1
• Punkt 2
• Punkt 3
2. Neue Entwicklungen und Fortschritte:
• Entwicklung 1
• Entwicklung 2
• Entwicklung 3
3. Aufgabenverteilung:
• Aufgabe 1 – Name
• Aufgabe 2 – Name
• Aufgabe 3 – Name
4. Termine und Deadlines:
• Termin 1 – Deadline
• Termin 2 – Deadline
• Termin 3 – Deadline
5. Sonstiges:
• Sonstige Information 1
• Sonstige Information 2
• Sonstige Information 3

Unterschrift Protokollführer:

Datum der nächsten Sitzung:

Anlagen:

• Anlage 1
• Anlage 2
• Anlage 3